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ご利用方法

資料をスキャンしてGoogleドライブに保管する

やることは、3つだけ
作業手順マニュアル

  1. 会計資料と証憑（しょうひょう）を種類ごとに分ける。
  2. 種類ごとにスキャンをする
  3. スキャンしたデータ（CSVファイル、PDF）をGoogleドライブに保存する

（1）会計資料と証憑を種類ごとに分ける

まとめる資料は、以下になります。各伝票ごとに分けてスキャンするため、スキャンする前に分別しておきます。
会計に必要かどうか不明な資料がある場合は、とりあえずすべてスキャンして分別しなくても構いません。必要のない資料がありましたら、後日、お知らせします。

必要な資料

  1. 領収書・レシート
  2. 領収書控え
  3. 請求書・納品書
  4. 請求書控え・納品書控え
  5. カード（電子マネー）ご利用控え
  6. カードご利用明細書
  7. 契約書
  8. 発注書、注文請書
  9. 借入金・リースの支払い予定表
  10. 支払い給与の内容がわかる書類（給与台帳または従業員名簿）
  11. 通帳のコピー（画像またはPDF）
  12. そのほか会計に関する書類

（1）レシート・領収書、（2）レシート控え・領収書控え、（3）請求書・納品書、（4）請求書控え・納品書控え　の資料はそれぞれ「仕入」「経費」および「売上」「受取金」に分けてください（▼下図を参照）。

  1. 領収書・レシート
    1. 【仕入】売上に関係する仕入れのために支払った領収書・レシート
      • 例）メニューに使う食材を現金で仕入れたときに受け取ったレシート
    2. 【経費】売上には関係のない経費のために支払った領収書・レシート
      • 例）食材の保管用タッパーを現金で購入したときに受け取ったレシート
  2. 領収書控え　控えを発行していない場合はこちらを確認
    1. 【売上】売上に関係する領収書控え
      • 例）商品を現金で販売したときに渡した領収書の控え
    2. 【受取金】売上には直接関係のない領収書控え
      • 例）商品PRイベントの参加費を現金で受け取ったときに渡した領収書の控え
  3. 請求書・納品書（取引先から届いた支払予定の伝票）
    1. 【仕入】仕入れに関係する請求書・納品書
      • 例）商品を仕入れたときに受け取った請求書
    2. 【経費】経費に関係する請求書・納品書
      • 例）商品を販売する陳列棚を購入したときに受け取った請求書
  4. 請求書控え・納品書控え　控えを発行していない場合はこちらを確認
    1. 【売上】売上に関係する請求書・納品書
      • 例）商品を販売し、お客様に送付した請求書の控え
    2. 【受取金】売上に直接関係のない請求書・納品書
      • 例）会社の備品を中古販売し、販売先に送付した請求書の控え
  5. カードご利用控え、電子マネーご利用控え
    • お店や仕入先でカードまたは電子マネーで支払いをしたときに受け取ったご利用控え
  6. カードご利用明細
    • クレジットカード会社から送られてくる毎月のご利用履歴
  7. 契約書
    • 事務所の賃貸契約書や取引先との契約書など
    • 会計とは関係のない書類でも整理して保管をしておきます
  8. 発注書、注文請書
    • 仕入先への発注書と販売先からの注文請書も整理して保管します
  9. 借入金・リースの支払い予定表
    • 一年以内に返済する短期借入金と一年以上の長期借入金の契約書
    • リース取引の契約書など
  10. 支払い給与の内容がわかる書類（給与台帳または従業員名簿）
    • 雇用契約書、委託業務契約書など
  11. 通帳のコピー（画像またはPDF）
    • 経営で使っているすべての銀行通帳のコピーまたはオンラインバンクの取引明細のPDF（画像）
  12. そのほか会計に関する書類
    • 経営で発生したすべての会計資料。

（2）種類ごとにスキャンする（動画マニュアルあり）

スキャナー（ScanSnap推奨）で資料をスキャンします。
一つの取引ごとに一つのPDF（または画像）を作るようにスキャンしてください。

ScanSnap（リコー/PFU製スキャナー）をスキャンする前に設定をする方法

  • スキャンする前に、文字起こしデータ（OCR）でスキャンできるようにスキャナー機器を設定してください。不明な場合は、なにもせずにスキャンしても構いません。
  • ScanSnapなど文字起こしでもデータが作れる場合は、その文字起こしデータ（CSVファイル）も作ってください。ScanSnapでのCSVファイルの説明はこちらでご確認ください。

ScanSnapでレシートのCSVをダウンロードし、PDFと合わせてGドライブに保存する方法

※Googleドライブの保存先については、このページの下にある（3）スキャンしたデータを保存するでご確認ください。

Aの場合

1ページのみのレシートや請求書は、それぞれ1ファイルずつPDF（または画像）を作ります。

Bの場合

複数枚の契約書や請求書は、1取引ごとにそれぞれ1ファイルずつPDFを作ります。

複数枚の資料でバラバラにできない場合は、コピー機によるPDFまたは一枚一枚を撮影し複数枚の画像にしてもOKです。

Cの場合

内容が異なる取引の資料を一つにまとめてPDFを作るのはNGです。

（3）スキャンしたデータを保存する(動画マニュアルあり)

スキャンしたPDF（または画像）は、Googleドライブにあるそれぞれのフォルダ（▼下図参照）に保管します。

保存先（Googleドライブ）を確認する

会員ごとに資料の保存先（Googleドライブ）を用意しています。
以下の方法で保存先を確認してください。

伝票の保存先は「ビジネスの123」（A2D4）で確認します

  1. 　ビジネスの123（ログイン）を開く
  2. 会員ID（◆◆@gmail.com）とパスワードでログインする
  3. MYページにあるGoogleドライブのURLをクリックする
  4. Googleドライブ＞AccountingFilesをクリックする
  5. 未処理フォルダをクリックすると、各データを保存するフォルダがあります。
  6. スキャンした各データをそれぞれの保存フォルダに入れてください。

動画マニュアル（音声あり）

保存をしたら作業完了です

データ保存したあと、会計資料はどうすればいいの？

  1. 整理した資料は、それぞれビニル袋（安価なものでOK）に入れる
  2. ビニル袋にラベルもしくはビニル袋に直接、内容物の名称（または分別番号）と日付（期間）を書き込む。
    • 日付（期間）で袋の中に入っている資料が例えば2023年1月1日～1月10日までというのがわかるようにします。
  3. ダンボールなどに入れて大切に保管してください。

あとで資料を探す場合は？
GoogleドライブにあるPDFで必要な資料が検索できます。

建設業や複数店舗を運営する飲食業の場合は、各現場や各店舗ごとに分けて会計資料を保存する場合があります。その場合は、こちらでご確認ください。

領収書または請求書に控えを発行していない場合は？

  • 領収書の控えがない場合は？
    相手に渡した領収書のコピー（PDFまたは画像）をGoogleドライブに保存してください。
  • 請求書・納品書の控えがない場合は？
    請求先に送付した請求書（納品書）のコピー（PDFまたは画像）をGoogleドライブに保存してください。